Polityka prywatności / Privacy Policy

Niniejsza polityka opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających serwis busconcept.eu, kontaktujących się z nami oraz korzystających z naszych usług. Dokument sporządzono zgodnie z rozporządzeniem RODO (UE 2016/679).

1.Administrator danych

INVESTO Tomasz Muszkiewicz
ul. Trzy Lipy 3
80-172 Gdańsk, Polska
NIP: PL5831855511

E-mail: office@busconcept.eu
Telefon: +48 797 591 177, +48 508 728 208

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — obowiązki w tym zakresie wykonuje bezpośrednio administrator.

2.Jakie dane zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Sytuacja	Dane	Cel i podstawa prawna
Formularz kontaktowy na stronie	imię, adres e-mail, numer telefonu, temat i treść wiadomości	Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji handlowej)
Kontakt e-mailowy, telefoniczny lub przez WhatsApp	dane podane w korespondencji, numer telefonu, historia rozmowy	Obsługa zapytania i relacji handlowej — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO
Zawarcie i realizacja umowy (zabudowa, sprzedaż, serwis)	dane kontaktowe, dane firmy, dane niezbędne do wystawienia dokumentów	Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Konto w programie dealerskim / partnerskim	dane logowania, dane firmy i osoby kontaktowej	Świadczenie usługi na Twoje żądanie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Korzystanie ze strony	adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone podstrony, źródło wejścia, data i godzina — w logach serwera oraz w narzędziach opisanych w pkt 3	Zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; statystyka i marketing — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na zapytanie ani przygotować oferty.

3.Pliki cookies i narzędzia zewnętrzne

Serwis busconcept.eu korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Część z nich jest niezbędna do działania strony (m.in. utrzymanie sesji, wybór wersji językowej, zabezpieczenie formularza kodem weryfikacyjnym). Pozostałe służą analityce i marketingowi i pochodzą od następujących dostawców:

Narzędzie	Dostawca	Do czego służy
Google Analytics / Google Tag Manager	Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia	Statystyka odwiedzin: liczba użytkowników, oglądane podstrony, źródła ruchu. Polityka prywatności Google
Meta Pixel (Facebook Pixel)	Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia	Pomiar skuteczności reklam i kierowanie reklam do osób, które odwiedziły serwis. Polityka prywatności Meta
Google Ads	Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia	Pomiar konwersji z kampanii reklamowych i remarketing. Polityka prywatności Google
Hotjar	Hotjar Ltd., Level 2, St Julian's Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julian's, Malta	Analiza sposobu korzystania ze strony w formie zanonimizowanej (mapy kliknięć, zapisy zachowań), by poprawiać jej użyteczność. Polityka prywatności Hotjar
Leadfeeder (Dealfront)	Dealfront Group, Unia Europejska	Rozpoznawanie firm odwiedzających serwis na podstawie adresu IP, na potrzeby kontaktu handlowego B2B. Narzędzie nie identyfikuje osób prywatnych. Polityka prywatności Dealfront

Pliki cookies możesz też w każdej chwili zablokować lub usunąć samodzielnie w ustawieniach przeglądarki. Dodatkowo możesz skorzystać z:

dodatku blokującego Google Analytics,
opcji Do Not Track w Hotjar,
ustawień reklam w swoim koncie Facebook / Meta.

Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić poprawne działanie formularzy i przełączania języka.

4.Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

dostawcy hostingu i utrzymania serwisu,
dostawcom narzędzi wskazanych w punkcie 3 (Google, Meta, Hotjar),
dostawcom poczty elektronicznej i komunikatorów, z których korzystamy w kontakcie z klientem,
biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę prawną — w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i obowiązków prawnych,
firmom transportowym i kurierskim — gdy jest to potrzebne do dostarczenia pojazdu lub dokumentów.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

5.Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców narzędzi (w szczególności Google i Meta) może przetwarzać dane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6.Jak długo przechowujemy dane

Zapytania ofertowe i korespondencja handlowa — do 3 lat od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw.
Dane z zawartych umów — przez okres obowiązywania umowy i gwarancji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
Dokumenty księgowe — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Dane z cookies analitycznych i marketingowych — zgodnie z okresami ważności ustalonymi przez dostawców narzędzi, nie dłużej niż do wycofania zgody.
Logi serwera — do 12 miesięcy.

7.Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na office@busconcept.eu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia analityczne opisane w punkcie 3 mogą tworzyć profile statystyczne wykorzystywane wyłącznie do doboru treści reklamowych.

9.Aplikacja „BusConcept Publikator" i dane z usług Google

Do publikowania materiałów w naszych własnych kanałach społecznościowych używamy wewnętrznego narzędzia BusConcept Publikator. Narzędzie łączy się z kontami Google należącymi do naszej firmy i korzysta z następujących uprawnień:

Google Drive — tylko odczyt: pobieranie zdjęć i filmów pojazdów z naszego firmowego dysku, aby dołączyć je do publikowanych postów.
YouTube — przesyłanie: publikowanie materiałów wideo na naszym firmowym kanale YouTube.

Z narzędzia korzystają wyłącznie upoważnieni pracownicy administratora, logując się na firmowe konta Google. Aplikacja nie zbiera danych osób odwiedzających serwis busconcept.eu i nie jest udostępniana użytkownikom zewnętrznym.

Dane uzyskane z interfejsów Google są wykorzystywane wyłącznie w celu opisanym powyżej. Nie przekazujemy ich innym podmiotom, nie wykorzystujemy do reklamy ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie udostępniamy ich ludziom do odczytu, poza przypadkami wymaganymi prawem lub niezbędnymi dla bezpieczeństwa i wsparcia technicznego.

Sposób wykorzystywania i przekazywania przez aplikację BusConcept Publikator informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodny z zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług API Google, w tym z wymaganiami ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

Dostęp aplikacji do kont Google można w każdej chwili odwołać na stronie myaccount.google.com/permissions.

10.Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowaną transmisję (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów, zasadę minimalnego zakresu uprawnień oraz regularną aktualizację oprogramowania.

11.Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy lub sposób działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data jej obowiązywania widnieje na początku dokumentu.

This policy explains how we process the personal data of people who visit busconcept.eu, contact us, or use our services. It has been prepared in accordance with the GDPR (EU 2016/679).

1.Data controller

INVESTO Tomasz Muszkiewicz
ul. Trzy Lipy 3
80-172 Gdańsk, Poland
VAT ID: PL5831855511

E-mail: office@busconcept.eu
Phone: +48 797 591 177, +48 508 728 208

For any matter concerning personal data, please write to the e-mail address above. We have not appointed a Data Protection Officer; the controller handles these duties directly.

2.What we collect, why, and on what legal basis

Situation	Data	Purpose and legal basis
Contact form on the website	name, e-mail address, phone number, subject and message	Answering your enquiry and preparing an offer — Art. 6(1)(b) GDPR (steps prior to entering a contract) and Art. 6(1)(f) (legitimate interest in commercial correspondence)
Contact by e-mail, phone or WhatsApp	data you provide in the conversation, phone number, message history	Handling your enquiry and the business relationship — Art. 6(1)(b) and (f) GDPR
Concluding and performing a contract (conversion, sale, service)	contact details, company details, data required for invoicing and documentation	Performance of a contract — Art. 6(1)(b) GDPR; tax and accounting obligations — Art. 6(1)(c) GDPR
Dealer / partner programme account	login credentials, company and contact person details	Providing the service at your request — Art. 6(1)(b) GDPR
Using the website	IP address, browser and device type, pages viewed, referral source, date and time — in server logs and in the tools described in section 3	Keeping the site running and secure — Art. 6(1)(f) GDPR; statistics and marketing — Art. 6(1)(a) GDPR (consent)

Providing your data is voluntary, but without contact details we cannot answer your enquiry or prepare an offer.

3.Cookies and third-party tools

busconcept.eu uses cookies and similar technologies. Some are necessary for the site to work (session handling, language selection, form verification code). The remaining ones serve analytics and marketing and come from the following providers:

Tool	Provider	What it does
Google Analytics / Google Tag Manager	Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland	Visit statistics: number of users, pages viewed, traffic sources. Google Privacy Policy
Meta Pixel (Facebook Pixel)	Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland	Measuring advertising performance and showing ads to people who have visited the site. Meta Privacy Policy
Hotjar	Hotjar Ltd., Level 2, St Julian's Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julian's, Malta	Anonymised analysis of how the site is used (click maps, behaviour recordings) to improve usability. Hotjar Privacy Policy
Google Ads	Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland	Measuring advertising conversions and remarketing. Google Privacy Policy
Leadfeeder (Dealfront)	Dealfront Group, European Union	Identifying companies that visit the site, based on IP address, for B2B sales contact. The tool does not identify private individuals. Dealfront Privacy Policy

You can block or delete cookies yourself at any time in your browser settings. You may also use:

the Google Analytics opt-out add-on,
Hotjar's Do Not Track option,
the ad settings in your Facebook / Meta account.

Disabling necessary cookies may prevent forms and language switching from working correctly.

4.Who receives the data

Data may be shared with:

our hosting and website maintenance provider,
the providers of the tools listed in section 3 (Google, Meta, Hotjar),
the e-mail and messaging providers we use in customer contact,
our accounting office and legal advisers — to the extent necessary to perform the contract and meet legal obligations,
transport and courier companies — where needed to deliver a vehicle or documents.

We do not sell personal data and we do not share it with third parties for their own marketing.

5.Transfers outside the European Economic Area

Some tool providers (in particular Google and Meta) may process data outside the EEA, including in the United States. Such transfers take place under a European Commission adequacy decision (EU–U.S. Data Privacy Framework) or under Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

6.How long we keep the data

Enquiries and commercial correspondence — up to 3 years from the last contact, unless you object earlier.
Contract data — for the term of the contract and the warranty, then until claims become time-barred.
Accounting records — 5 years from the end of the tax year in which the tax obligation arose.
Analytics and marketing cookie data — for the retention periods set by the tool providers, and no longer than until consent is withdrawn.
Server logs — up to 12 months.

7.Your rights

You have the right to:

access your data and receive a copy of it,
have inaccurate or incomplete data corrected,
have your data erased,
restrict processing,
data portability,
object to processing based on legitimate interest, including direct marketing,
withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.

To exercise these rights, write to office@busconcept.eu. We respond without undue delay and no later than within one month.

You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority: President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

8.Automated decision-making

We do not take decisions about you based solely on automated processing that would produce legal effects or similarly significantly affect you. The analytics tools described in section 3 may build statistical profiles used only to select advertising content.

9.The "BusConcept Publikator" application and Google user data

To publish material on our own social media channels we use an internal tool called BusConcept Publikator. It connects to Google accounts belonging to our company and uses the following permissions:

Google Drive — read only: retrieving vehicle photos and videos from our company drive so they can be attached to published posts.
YouTube — upload: publishing video material on our company YouTube channel.

The tool is used solely by authorised staff of the controller, signing in with company Google accounts. The application does not collect data about visitors to busconcept.eu and is not made available to external users.

Data obtained from Google APIs is used only for the purpose described above. We do not transfer it to other parties, do not use it for advertising or for training artificial intelligence models, and do not allow humans to read it, except where required by law or necessary for security and technical support.

BusConcept Publikator's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The application's access to Google accounts can be revoked at any time at myaccount.google.com/permissions.

10.Security

We apply technical and organisational measures appropriate to the risk: encrypted transmission (HTTPS), access control for our systems, the principle of least privilege, and regular software updates.

11.Changes to this policy

We may update this policy when the law or the way the website works changes. The current version is always available at this address, and its effective date is shown at the top of the document.